【徹底解説】ディーラーの事務ってどんなことをするの？ - クルマヤマガジン【転職公式サイト】KURUMAYAmagazine

事務職は、さまざまな企業に就職できるため、人気がある職種の一つです。なかでも、カーディーラーの事務職は、車が好きな人や、事務仕事以外の仕事にも挑戦してみたい人には最適な仕事です。ここでは、カーディーラーの事務職が「どのような仕事内容なのか」や、「仕事に必要なスキル」、ディーラーの事務職ならではの「大変な仕事」を解説します。自分に合った仕事の探し方も紹介しているので、仕事選びに役立ててください。

1 カーディーラー事務の仕事内容とは？
2 カーディーラーの事務で大変なこととは？
3 カーディーラーの事務に転職するならクルマヤドットネット
4 まとめ

カーディーラー事務の仕事内容とは？

カーディーラー事務の仕事内容を詳しく見ていきます。

お客様の対応もあるディーラー事務

事務職というと「一日の大半をオフィスの中で過ごすデスクワーク」というイメージを抱く人が多いのではないでしょうか。たしかに、カーディーラーの事務職も、パソコンを使ったリスト管理や書類作成、備品の発注業務など、一般的な事務仕事と同様のものもあります。

しかし、ご来店されたお客様の受付業務や電話対応等で、法人や個人のお客様対応を行う場面も多いのです。

電話対応や受付業務では、お客様のお問い合わせや相談、車検の予約、販売店との商談の予約などを行います。

平日は比較的来店されるお客様は少ない傾向がありますが、電話対応や来客の案内の合間に通常の事務作業を行う必要があるため、要領よく仕事を進める必要があります。

来店されたお客様に対する接客の内容には、お席へのご案内やお飲み物の提供、ご家族で来店されたお客様のお子様の対応などがあります。

商談は営業担当者が行いますが、お客様が良い気分でのぞめるよう、細心の気配りが大切です。

参考求人情報

静岡県静岡市：【総務人事】輸入車ディーラーの管理部門にて総務人事業務

イベントの準備や一般事務作業

カーディーラーでは、土日にイベントを催すことがあります。イベントには、新規のお客様を呼び込む「試乗会」や、既存のお客様とコミュニケーションを取り、親近感を持っていただく「お客様感謝祭」など、さまざまなものがあります。

季節毎や祝日毎に行うなど、頻度も高いです。

イベントがある度に店内の装飾を飾り付ける必要があり、多くの場合、事務職も手伝います。また、お客様感謝祭のようなイベントであれば、当日使用する機材や消耗品の調達等入念な準備が必要です。イベントの当日は、朝早くから開催の準備を始めなければなりません。

一方、日常の事務作業については、書類作成や顧客リストの管理などが主な業務です。新車を納車するときの登録作業など、ディーラーならではの事務作業もあります。

事務作業を効率化できるか否かが、仕事のスピードに直結します。そのため、一般的なパソコンのスキルも求められます。

受付事務には、スケジュール管理能力も必要です。なぜなら、車検や点検の予約を管理する仕事があるからです。車は定期的に車検や法定点検を受ける義務があります。

ディーラーには、車検に付随する車の整備等でも利益をあげる仕組みがあるため、車検や点検の予定があるお客様に案内を送ります。案内のダイレクトメールを送信するのも事務職の仕事です。

ショールームのカタログ、お茶やジュースなどの飲み物、事務用品など、消耗品の管理を行うのも事務職の役割です。とくにパンフレットやカタログはお客様の購入意思にも影響を与える重要な広報ツールです。

お客様がパンフレットやカタログを見ようと思ったときにそれらを切らしてしまっていたら、重大な機会損失に繋がります。備品管理には細心の注意が必要です。

中古車ディーラーと新車ディーラーでは仕事内容は異なる？

カーディーラーには、新車ディーラーと中古車を扱う中古車ディーラーがあります。中古車ディーラーの事務職は、他社製の車についての知識を蓄えておく必要があります。

中古車ディーラーは新車ディーラーと同じく、特約店契約を結ぶメーカーの車を販売しており、新車ディーラーと隣接して店舗を構えていることが多いです。

新車ディーラーとの大きな違いは、中古車を扱うことと、他社メーカーの車を販売することです。なぜ中古車ディーラーが他社製の車を扱うかというと、新車ディーラーで新車を購入したお客様が、下取りに出した車を中古車ディーラーで販売するためです。

このように中古車ディーラーでは、他社製の車も商品になるため、自社の車だけでなく、他社の車についても知識を深める必要があります。営業担当者が接客中でお客様をお待たせしている間、商品のご案内をすることで販売車について質問を受けることもあるからです。

カーディーラーの事務で求められるスキルとは

カーディーラーの事務で求められるスキルにはどのようなものがあるか、以下で詳しく見ていきましょう。

カーディーラーの事務に必要なスキル

カーディーラー事務の事務職には、一般的な事務スキルと接客スキルが求められます。

・丁寧な言葉遣いや身のこなし
接客スキルの中でも重要なスキルが、丁寧な言葉遣いや身のこなしを行うことです。なぜなら、ディーラーの事務職は店舗の顔となり、電話や来店の窓口になるからです。

電話対応では、自動車販売店や保険会社などの企業担当者と、一般のお客様の対応を行います。どちらの場面でも、ビジネスシーンにふさわしい受け答えや言葉遣いが必要です。

来客対応においては、お客様を席にご案内することや、飲み物を出すことなど、対面でお客様とコミュニケーションを図るケースが少なくありません。常連のお客様や、お待ちいただいているお客様とは、軽く世間話をすることがあるかもしれません。

カーディーラーは車という非常に大きな買い物をする場所です。そのため、店舗スタッフの言動や立ち振る舞いも成約に大きく影響します。なぜなら、お客様は大きな買い物をする以上、買い物の失敗に対する不安を抱えているからです。

事務職でも、お客様が「このお店からなら買ってもいい」と思えるような話し方や言葉遣い、態度、身だしなみを身に着ける必要があるのです。

・パソコンのスキル
ダイレクトメールの送信や顧客リストの管理、商談状況の進捗管理、消耗品の発注リストなど、管理が主になる業務では、業務効率化の観点から文書作成ソフトや表計算ソフトを扱う必要があります。

また、作業時間の短縮には、ブラインドタッチができると役立ちます。基本的には、事務の仕事よりも電話対応やお客様対応が優先度は高いです。そのため、事務作業が効率的に行えないと後回しになり、無用な残業に繋がってしまうのです。

・カタログの発注などもあるので簿記スキルもあるとなお良い
消耗品の管理業務は受付事務が担当のことがほとんどです。消耗品が少なくなれば、発注をしなければなりません。

その際、お金の出し入れのたびに伝票を扱うこともあり、簿記の基礎的な知識をつけておくと、会計の用語や流れが理解でき仕事をスムーズに行えます。

事務でもコミュニケーションスキルは必須

カーディーラーの事務職は完全な裏方ではありません。来店客の受付では、対面でお客様を案内します。車のような大きな買い物では、スタッフの印象が大切です。心のこもった接客ができるようになると、営業担当の成約に間接的に貢献することができるでしょう。また、リピーターのお客様や、ときにはお子様の対応を行う機会もあります。

事務職は、店内の他のスタッフともコミュニケーションを上手くとることも重要です。なぜなら、事務職は他の職種の仕事をサポートすることが多いからです。

たとえば、お客様が来店されたときに、乗ってこられた車のナンバーを顧客リストと照合し、担当営業に伝える役割があります。また、お客様からの電話を、担当者へ滞りなく取り次ぐ必要もあります。

さらに、事務職には、お客様とスタッフの、あるいは、店内のスタッフ同士の間に立って、情報のやり取りを行う役割もあります。

常にお店の窓口に立ち、お客様の要望を最初に受けるのは事務職です。お客様やスタッフから頼まれごとをするのは、事務職が最も多いのです。